蚌埠三院委托安徽安兆公司代理采购出生证明档案整理、数字化扫描及进馆服务谈判公告

蚌埠*院委托安徽安兆公司代理采购出生证明档案整理、数字化扫描及进馆服务，预算价***元。欢迎登录安徽省水利厅、安徽安兆工程技术咨询服务有限公司电子交易系统投标！

服务需求

*、采购需求前附表

*、项目概况

为加强出生医学证明档案管理,维护公民出生信息档案的完整安全,根据《安徽省档案局、安徽省档案馆、安徽省卫生健康委员会关于印发&**;安徽省出生医学证明档案管理办法&**;的通知》(皖档发〔****〕6号)文件精神，按照按《关于印发蚌埠市出生医学证明档案管理实施方案的通知》(蚌档[****]1号)要求，结合蚌埠市第*人民医院实际情况，组织针对我院《出生医学证明》档案的整理及数字化加工服务的项目采购。

蚌埠市第*人民医院的《出生医学证明》档案目前院内保存，所有原件在档案室分类整理存档。项目需到本院现场进行（提供工作场地），包括档案的整理和归档材料的电子化加工。

*、服务需求

1、本院《出生医学证明》档案约*****份。

2、对以上档案进行符合蚌埠市档案局相关归档文件要求的档案整理、数字化加工及完成后进馆工作。

说明： 1.服务所需的电脑、扫描仪、打印机等设备供应商须自行准备。

2.以上费用包括**纸、档案盒***、存储介质（如移动硬盘、电脑硬盘、监控网盘）等，供应商须自行承担上述所有服务费用。

3. 采购人提供办公场地。

*、档案整理详细要求

1.归档范围：

①《出生医学证明》存根；

②《出生医学证明》申领表(首次签发登记表、补发申请表和换发申请表)；

③新生儿父母有效身份证件复印件；

④亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历；

⑤其他相关材料。

2.保管期限

出生医学证明档案保管期限为永久。

3.组件

以每个新生儿材料为对象作为“*件”整理，编制目录时体现为*个条目。

4.分类和件内排序

（1）出生医学证明档案实行分类存档，各类存档文件材料及排列顺序要求:

①首次签发存档排列顺序

②首次签发登记表(背面粘贴出生医学证明存根)

③新生儿父母有效身份证件复印件；

④委托书原件；

⑤领证人有效身份证件复印件；

⑥单亲声明。

（2）换发存档材料排列顺序

①换发申请表(背面粘贴新证存根)；

②新生儿父母出具的书面申请；

③原《出生医学证明》正页(已入户的)或正副页(未入户的)；

④原《出生医学证明》存根复印件；

⑤新生儿父母有效身份证件复印件；

⑥领证人有效身份证件复印件；

⑦其他有关证明材料。

（3）补发存档材料排列顺序

①　补发申请表(背面粘贴补发证件存根)；

②　新生儿父母出具的书面补发申请；

③　原《出生医学证明》作废公告；

④　原《出生医学证明》存根联复印件；

⑤　新生儿父母有效身份证件复印件；

⑥　新生儿父母户口登记簿复印件；

⑦　委托书、领证人有效身份证件复印件。

⑧　其他有关证明材料。

5.装订和编页

（1）装订

文件材料以“件”为单位进行装订，宜采取线装法装订。文件材料页数较少的，使用直角装订。文件材料页数较多的，使用“*孔*线”装订。采用左上角直角装订的应左上对齐，采用左侧“*孔*线”装订的应左下对齐。

（2）编页

文件材料应以“件”为单位编制页码，页码应逐页编制。页码宜在文件正面右上角或背面左上角空白位置编制，没有内容的空白页面不编页码。使用黑色铅笔标识，采用阿拉伯数字，从“1”开始编制。

（3）排列

出生医学证明档案按年度、类别分类后，结合出生医学证明编号的先后顺序对文件材料进行排列。出生医学证明编号为该新生儿的唯*标识号码，建立电子病历的助产机构，应当将出生医学证明编号与新生儿母亲身份证明编号相关联，使用标识号码和身份证明编号均能对出生医学证明档案进行检索。

6.加盖填写归档章

（1）盖章位置

文件材料按年度、类别确定好顺序后，应在每“件”文件材料首页上端的空白位置加盖归档章(见附件归档章式样)。

（2）填写要求

归档章填写全宗号、年度、件号、类别号、保管期限、页数等6个项目。应使用符合档案保护要求的字迹材料填写，如碳素墨水、耐久性好的签字笔。

7. 编目

（1）编制归档文件目录

出生医学证明档案归档文件目录包括序号、档号、出生医学证明编号、新生儿姓名、性别、母亲姓名、父亲姓名、出生日期、发证日期、页数、备注等**项(见附件归档文件目录式样)。

（2）编制档号

出生医学证明档案档号的结构:全宗号-档案门类代码·*级门类代码·年度·类别号-件号。例:****-**·**·****·**-****

全宗号:为立档单位标识，进馆单位的档案，其全宗号由档案馆确立。

档案门类代码:门类代码“专业”用“**”标识，*级门类代码“出生”用“**”标识。

年度:用4位阿拉伯数字标识，如“****”。

类别号:首次签发、换发、补发及医疗机构外首次签发

4种类别分别用代码“**”、“**”“**”“***”标识。

件号:用4位阿拉伯数字标识，不足4位，前面用“0”补足。

（3） 装订目录

归档文件目录按年度装订成册，加装封面，填写封面项目(见附件归档文件目录封面式样)。

换发、补发《出生医学证明》时，在首次签发的档案目录或备考表中登记原出生医学证明编号“作废”、换发新编号与换发时间等相应信息。

8.装盒

（1）盒内内容。

盒内主要放置盒内文件目录(盒内文件目录式样同归档 文件目录式样)、归档文件材料、备考表(见附件盒内备考表式样)。

（2）排列顺序。

文件材料严格按档号顺序装入档案盒,与档案目录顺序*致,*盒装满后,顺序放置下*盒。不同年度归档材料不应放入同*档案盒。盒内文件目录置于盒内归档文件材料首页之前,盒内备考表置于盒内末页之后。

（3）盒脊和盒封面。

按规定填写档案盒盒脊和盒封面(见附件档案盒盒脊式样)。

9.纸质档案数字化相关要求

纸质档案数字化主要包括以下环节:档案整理、目录建 库、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收、数据备份等。

（1） 档案扫描。应采用彩色模式进行扫描,扫描分辨率应大于或等于******。扫描图像文件宜采用 **** 格式存储,选择 *** 无损压缩模式。在数字图像头文件中形成和完善相关元数据。

（2） 图像处理。对数字化副本源版图像文件(**** 格式)进行质检,检查图像偏斜度、清晰度、失真度等项目。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,对方向不正的图像应进行旋转还原。对图像页面上出现影响质量的杂质应进行去污处理,但不能影响档案原貌。切边时不得裁掉纸质档案原有页边和内容。****格式图像文件转换成**** 格式,应在保证扫描的图像清晰可读的前提下选择压缩率,尽量减小存储容量。

（3）数 据 挂 接。将 每 * 件 纸 质 档 案 文 件 扫 描 所 得 的 **** 格式图像转换为 ***格式图像文件,并以该件档号命 名。汇总目录数据与图像数据,把目录数据与***格式图像 数据挂接到不同网络平台、电脑上的档案管理应用系统中。

（4）数据验收。抽检已完成数字化转换的所有数据,包 括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时,*个全宗的档案抽检率不得低于5%,合格率达到**%以上的为验收通过。验收分为两个阶段,先进行分项验收,然后进行总体验收。验收组成员由单位管理人员、档案技术人员以及档案行政主管部门人员组成,验收后提交验收报告。

（5）数据备份。经验收合格的数据应及时进行备份。备份范围包括目录数据、全文数据、说明文件和其他文件,全文数据包括 ****、****、***等*种格式。备份应*式3套, *套存储于封存保管,*套存储于查阅使用,*套向同级国家综合档案馆移交

附件:1.归档文件目录式样

2.盒内备考表式样

3.归档章式样

4.档案盒盒脊式样

5.归档文件目录封面式样

*、资料交接及技术需求

1、总则

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

2、资料交接

医院病案室将需要整理、数字化加工的全部出生医学证明档案移交中标方，并填写好移交清单。

附件1：归档文件目录式样

填写说明:

1.序号:填写文件材料排列的顺序编号。

2.出生医学证明编号:填写出生医学证明存根编号。

3.性别:填写新生儿性别。

4.新生儿、母亲、父亲:分别填写本人名字。

5.出生日期:填写新生儿出生日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如****年5月7日标注为“********”。

6.发证日期:填写出生医学证明发放日期，同上。

7.页数:填写每件材料的总页数。

8.备注:对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注，换、补发出生医学证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”，废证在备注栏内注明何时作废；如需要说明的情况在备注栏内填写不下，则标注“*号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

附件2：盒内备考表式样

填写说明:

1.盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.整理人:由整理人签名并填写整理时间。

3.检查人:由质量审核人签名并填写审核时间。

附件3：归档章式样

附件4：档案盒盒脊式样

填写说明:起止件号为盒内首末“件件号，与归档章件号*致，用阿拉伯数字填写，前面不加“0”。

附件5：归档文件目录封面式样

附件6：移交接收单（样式）：

出生医学证明档案交接单

注：1.不同年度分开填写交接数量。2.档案数量以*个出生证为*件计算。3.本交接单*式*份，交接双方各执*份，作为移交、接收档案依据，归入档案室全宗卷保存。

移 交 方： 接 收 方：

负 责 人： 负 责 人：

移 交 人： 接 收 人：

移交（接收）日期 年 月 日

*、验收及进馆

1．数据验收

1.1 加工单位自检

加工单位必须建立严格的质量检测体系，对已完成数字化转换的所有数据进行自检，达到进入档案馆要求才能递交采购人验收，并提交明细清单*式两份。

1.2 采购人验收

采购人以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

1.2.1 加工单位数据自检合格后，提交数据移交明细清单*份。

1.2.2 采购人数据验收采用抽检的方式进行，抽检比例不低于**%，并填写《纸质档案数字化加工验收登记表》，做好验收记录。

1.2.3 采购人对备份数据逐盘进行可读性检查。

1.2.4 加工单位应接受采购人不定期不定量的质量抽查，*旦发现质量问题，将无条件执行采购人整改要求。

1.2.5 采购人对归还的档案进行抽检，档案完好无损、归档文件质量达到档案整理要求的，方能验收通过，并做好验收、交接记录。

2.档案资料进馆

2.1 根据市档案馆资料进馆要求，加工单位提前和档案馆做好进馆对接。

2.2 加工单位提供进馆设计方案及相关的运送档案的人员和车辆保障，并按市档案馆要求规范摆架。

*、安全保障方案

为确保整个整理、归档及电子化扫描过程环节安全、规范，加工单位需提供以下管理制度，并严格按照制度落实。

1.质量控制管理制度

2.安全管理工作制度

3.员工保密制度

4.签订保密责任书